Ik ben geobsedeerd door De oerknaltheorie. Als je het niet hebt gezien, raad ik het ten zeerste aan - mijn verloofde en ik kijk elke nacht een of twee afleveringen en we lachen altijd hardop.
In een recente aflevering, Sheldon Cooper, gespeeld door de absoluut hilarische Jim Parsons, double-schema's zelf. Hij belooft Howard en Leonard dat hij de volgende dag zou werken aan een project met hen. Wat hij vergeten was, was dat hij zich er ook toe verbonden had om op die dag met Amy aan een project te werken. Als toeschouwer heb ik genoten van de comedy die volgde. Als fulltime uitvoerend assistent, huiverde ik bij wat alleen kan worden omschreven als mijn ergste nachtmerrie.
De afgelopen drie jaar heb ik het geluk gehad om enkele van de meest badass-vrouwen in Hollywood bij te staan. Ik heb de afgelopen drie jaar drie verschillende uitvoerende producenten bijgestaan en ze zijn allemaal vrouwen geweest. In een door mannen gedomineerde industrie is dit nogal een anomalie, dus ik heb er voor gezorgd dat ik zoveel mogelijk van deze opmerkelijke vrouwen opvang.
Als assistent is een belangrijk onderdeel van mijn taak het beheren van het schema van mijn exec. Sommige leidinggevenden zijn meer praktijkgericht met hun schema's, en sommigen geven er de voorkeur aan de regeerperiode te volgen. Planning moet een vrij eenvoudige taak zijn, maar als u de schema's beheert van vrouwen die op een bepaald moment in drie richtingen worden getrokken, vereist de taak een vooruitziende blik, prioriteitstelling en organisatie. Een goed schema zou Sheldon hebben gered van zijn tragische dubbele boeking en de daaruit voortvloeiende griep is vervallen.
Hier zijn een paar belangrijke lessen die ik heb geleerd van het beheren van de schema's van krachtige vrouwen.
Het is prima om nee te zeggen.
Plan jezelf niet te veel in. Zoveel keren ben ik te ambitieus geweest in mijn eigen planning. Ik zal netwerkbijeenkomsten en doktersafspraken en diners met vrienden opzetten en alles in een dag of een week proppen. Onderdeel van gezond plannen is je grenzen kennen en ze eren. Je hebt geen zin in een vergadering als je geestelijk gefrituurd bent. Als dat betekent dat je een lunch een paar weken weg moet duwen, kun je dat beter doen dan dat je half present bent of constant vraagt om opnieuw te plannen. Toen ik voor het eerst lunches en diners ging plannen voor mijn bazen, zouden andere assistenten me de volgende beschikbare data van hun baas sturen, en die zouden drie of vier weken uit zijn. Ik kon niet geloven dat deze leidinggevenden een gratis nacht niet hadden voor het eten voor een maand! Het bleek - ze waarschijnlijk wel, maar ze wisten dat het vullen van die vrije nacht met een ander diner gewoon zou resulteren in burn-out of annuleren om burn-out te voorkomen. Het is belangrijk om te herkennen hoeveel te veel is.
Blokkeer tijd voor jezelf.
Ik ben bij talloze gelegenheden gevraagd om tijd te blokkeren voor niets in het bijzonder. Soms is het gewoon vrije tijd om te schrijven. Soms zijn het persoonlijke dingen waar ik niet bekend mee ben. Hoe dan ook, ik ga fysiek hun kalenders in en blokkeer het - soms letterlijk letterlijk als het schrijven van BLOCK in dat uur of twee uur. Door dat te doen, heb ik die tijd gestold als de hunne en alleen die van hen. Dit is iets anders dan nee zeggen tegen een lunch of diner. Dit creëert proactief ruimte die bedoeld is voor persoonlijk gebruik. Het blokkeert tijd voor u die niet gevuld zal zijn met een vergadering of een afspraak of een telefoontje. Als onze schema's het type persoon bepalen dat we worden, is vervallen en gerafeld goed voor niemand. Ik heb vooral moeite met het gevoel dat ik altijd bezig moet zijn. Het plannen van downtime is een goede manier om ervoor te zorgen dat ik er net genoeg van krijg om me te verjongen, maar niet te veel waar ik me lui of achter voel.
Kleurcodering en gedeelde agenda's zijn de sleutelwoorden.
In mijn agenda gebruik ik nu verschillende kleurcoderingen voor verschillende activiteiten - werk, persoonlijk, familie, enz. Toen Mike en ik verloofd zijn, heb ik een gedeelde agenda voor ons opgezet - op die manier, als ik ons ergens voor inroost, hij Ik krijg de melding en als hij iets inroostert, krijg ik er ook een. Google Agenda en de iCloud-agenda-app hebben beide zeer eenvoudige functies voor het delen van agenda's. Wanneer u bezig bent met het plannen van een evenement waarbij twee of meer mensen zijn betrokken, raad ik aan de betreffende datum en tijd in uw agenda in te voeren met HOLD ervoor, zelfs als dit niet is bevestigd. Bijvoorbeeld, als jij en je twee beste vrienden op zoek zijn naar een diner voor donderdag om 19.00 uur, maar je wacht op de tweede vriend om dit te bevestigen, plak het toch in je agenda. HOLD geeft aan dat het nog niet is bevestigd, maar het zal ook voorkomen dat je gedurende die tijd iets anders boekt terwijl je wacht tot haar haar e-mail controleert.
Een kalender is noodzakelijk voor balans en productiviteit.
Een kalender is een geweldige tool om je te helpen het evenwicht te bewaren. Welke gebieden van uw leven hebben aandacht nodig? Beoordeel aan het begin van elke week (of elke maand, afhankelijk van hoe ver u van plan bent) uw kalender. Waar stel je jezelf te zwaar in? Waar plan je jezelf te licht in? Iemand heeft me ooit verteld dat de verplichtingen waarmee we onze kalender vullen, ons type persoon bepalen. Denk er eens over: als u goed opgeleid wilt zijn, schrijft u zich in voor lessen of geavanceerde graden en schuift u de klassentijden in uw schema. Als je een goede vriend wilt zijn, stel je datums met geliefden in en eer je ze. Als je goed op de hoogte wilt zijn van alle Kardashian-Jenner zwangerschappen, dan heb je waarschijnlijk ook tijd voor KUWTK gepland. Maak een lijst van alle dingen die belangrijk voor je zijn, en pas ze dan aan in je schema. Ik stel ook een routineschema voor om goede gewoonten op te bouwen. Ik belde mijn oma elke zaterdag. Dat wil niet zeggen dat ik haar tijdens de week niet zou bellen, maar elke zaterdag nam ik de telefoon op om haar te bellen. Roosteren heeft niet alleen betrekking op werk - het helpt ons vorm te geven in de persoon die we willen zijn.
Gebruik notities en waarschuwingen.
Voor iedereen die de agenda van Apple gebruikt, staat onderaan een sectie voor NOTITIES. Er is ook een optie om een locatie in te voegen. Doe jezelf een plezier en begin elke gebeurtenis als een eigen map te behandelen. Zoveel keren maak ik een afspraak in mijn agenda en moet ik vervolgens naar e-mails of sms-berichten verwijzen om een adres of parkeerinstructies te vinden. Toen ik begon met het beheren van de kalenders van leidinggevenden, werd het voor mij belangrijk om alle benodigde informatie in het agenda-evenement op te nemen, omdat ze doorgaans geen toegang hebben tot de e-mails die zijn verzonden om de vergadering / lunch / diner in te stellen. Er zijn momenten dat mijn executive aan de oostkust is en ik ben nog steeds aan de westkust. Als ze een 7am EST-evenement hebben, zal ik waarschijnlijk nog steeds slapen. Als ze vragen hebben over waar ze heen moeten en geen grip op me kunnen krijgen, zullen we allemaal een slechte dag hebben! Het werd noodzakelijk dat ik alle relevante informatie in het kalendergebeuren opsloot. Ik begon dit voor mezelf te doen en het heeft mijn organisatie op zoveel manieren vereenvoudigd en gestroomlijnd. Ik hoef niet langer door oude uitwisselingen te zoeken om te vinden waar ik naar op zoek ben. Maak ook gebruik van de ALERT-functie die verschillende kalenders bieden. Ik stel altijd herinneringen in om één dag vóór een evenement af te gaan. Het zorgt ervoor dat ik vooruit denk en de nodige voorbereidingen treft.
Wees realistisch in de planning.
Iedereen vertelde me dat LA een stad is. Ik begreep niet wat dat betekende voordat ik naar LA verhuisde. Laat ik het decoderen: iedereen in LA rijdt overal naartoe. Ze moeten - alles is verspreid. Als gevolg hiervan is LA berucht voor het verkeer. Om deze reden heb ik geleerd dat ik serieus moet nadenken over het moment van de dag bij het beleggen van vergaderingen. Zet ik mijn manager in het spitsuur? Als MapQuest de schijf na dertig minuten meldt, bouw ik doorgaans elke keer een reistijd van 45 minuten tot een uur. Het is altijd beter om de tijd te vullen dan om jezelf te strak in te plannen en de resulterende stress te ervaren - of erger nog, gevaar. Realistisch zijn in de planning is noodzakelijk om de toezeggingen die u doet na te komen. Ik ben een enorme huisgenoot. Na het werk wil ik alleen maar mijn pyjama in en weer opladen van de dag af. Vroeger stelde ik na het werk borrels en netwerkbijeenkomsten in en ik merkte dat ik ze ook regelmatig annuleerde. Toen ik 's morgens koffie-besprekingen organiseerde, had ik echter veel meer kans om door te gaan. Wees realistisch over jezelf en je omgeving om het meeste uit je kalender te halen.
Beoordeling achteraf is de sleutel.
Kijk aan het einde van elke week of elke maand in je agenda. Hoe zou je jezelf beoordelen op je planningsgewoonten voor die maand Heb je alles gevolgd wat je op je kalender hebt gezet? Op welke gebieden zou je het waarschijnlijkst annuleren of van plan veranderen? Was er een reden voor? Wees eerlijk tegen jezelf - het is de beste manier om je eigen gewoonten te leren. Onthoud - onze kalender kan bepalen wie we willen worden, als we het laten. Als we leren onze tijd effectief te beheren, kunnen we onze planningen beheren, in plaats van onze schema's in de hand te houden.