Je begint met het noteren van je actielijst voor de dag en je valt meteen in het zweet. Je hebt geen idee hoe je dit allemaal kunt krijgen.
En het slechtste deel In uw vertroebelde staat van paniek lijkt het allemaal even belangrijk en tijdrovend. Hoe kan van u worden verwacht dat u effectief prioriteiten stelt wanneer absoluut alles een prioriteit lijkt
We zijn er allemaal geweest. Onze werkdagen worden druk, onze inboxen worden vol en onze takenlijsten kunnen snel uit de hand lopen. Wanneer je bord helemaal vol zit, wordt het nog uitdagender om uit te zoeken waar je moet beginnen.
Haal maar een minuut adem. Hoewel een overweldigende to-do lijst meestal genoeg is om je hartslag te versnellen, zijn er een paar logische vragen die je jezelf kunt stellen om je workload te begrijpen en een strategisch aanvalsplan te ontwikkelen.
De beste vragen volgen de structuur van de Eisenhower Decision Matrix, een techniek voor tijdbeheer die wordt toegeschreven aan een niet-geverifieerd Dwight Eisenhower-citaat. Deze eenvoudige box helpt je om je taken en taken te categoriseren op basis van hun urgentie en belangrijkheid.
Als je de matrix zelf wilt schetsen, moet je het doen. Maar als u het liever niet doet, kunt u door het stellen van deze vijf hoofdvragen een zeer vergelijkbaar eindresultaat bereiken.
1. Wat absoluut moet worden gedaan vandaag
Als je al gestresst bent, kan het verleidelijk zijn om door je agenda te bladeren om een greep te krijgen op wat er op je agenda staat voor de hele week of maand. Je denkt dat dat je zal helpen om je meer op de hoogte te voelen van de dingen, maar het draagt meestal gewoon bij aan je gevoel van overweldiging.
Dit is het volgende: als je onder water bent, moet je die presentatie in twee weken doen of dat grote rapport dat aan het einde van de maand moet worden ingepakt, is waarschijnlijk niet het meest dringende op je bord.
In plaats daarvan moet je een stap terug doen en alleen vandaag kijken. Wat zijn de meest urgente items in je takenlijst? Wat moet je absoluut doen om in de komende acht uur klaar te zijn?
2. Welke van deze urgente taken het belangrijkst zijn
Nu u een lijst met uw meest urgente taken hebt, is het tijd om erachter te komen welke van deze de belangrijkste zijn.
Maar ze zijn allemaal belangrijk! je denkt nu. Dat is waarom ze allemaal op myяto-do lijst staan! Natuurlijk wil je deze dingen uiteindelijk toch gedaan krijgen - maar nu moet je focussen op de dingen die het meest kritiek zijn.
Bedenk welke taken gevolgen zullen hebben als je ze niet voor het einde van de dag voltooid krijgt. Steunt u een groepsproject? Krijgt u een reprimande door uw baas Beschadig een klantrelatie
Denken in termen van gevolgen lijkt misschien een beetje eng. Maar het zal u ook helpen erachter te komen welke taken echt horen in dat Dringende en Belangrijke vak - dat zijn de dingen waar u meteen mee wilt beginnen.
3. Kan een van deze andere urgente taken worden gedelegeerd
Wanneer je die belangrijke items hebt uitgefilterd, kun je nog steeds een aantal andere dringende taken hebben. Ze moeten zo snel mogelijk worden gedaan, maar u beschouwt ze ook niet als do-or-dieяitems.
Omdat je ze geen grote betekenis hebt toegekend, zijn dit vaak kleine en dwaze taken. Misschien zijn het zaken als een telefoontje of een e-mail beantwoorden of aan het eind van de dag uw onkostendeclaratie voor de boekhoudafdeling invullen.
Voor deze dingen die in het vak Dringend en niet belangrijk vallen, moet u nadenken of u ze wel of niet kunt delegeren of automatiseren.
Is er iemand anders in uw team die dit van uw bord zou kunnen halen totdat u weer onder de voeten zou kunnen komen? Of, kunt u een soort van automatisering opzetten met behulp van Zapier of IFTTT die die vervelende taak uit uw lijst voor goed zou verwijderen?
Eerlijke waarschuwing: u kunt dit misschien niet meteen achterhalen. Als u al bent begraven, wilt u waarschijnlijk geen uren besteden aan het omleiden van uw werk. Het is echter nog steeds de moeite waard om een beetje over na te denken voor het geval u uw werklast in de toekomst aanzienlijk zou kunnen verbeteren.
Voor de dringende maar onbelangrijke dingen die op je lijst blijven, richt ze onmiddellijk na de belangrijke en tijdrovende taken die je hebt aangewezen - op die manier kun je eerst alle meest tijdgevoelige dingen aan..
4. Welke taken belangrijk zijn, maar niet per se dringend
Nu het meest urgente spul gescheiden is, is het tijd om nog eens naar je actielijst te kijken en dingen eruit te halen die belangrijk zijn, maar dat hoeft niet per se meteen te gebeuren.
De kans is groot: dit zijn de grotere dingen die je in de hopper hebt. Het zijn projecten en opdrachten waar u constant vooruitgang op moet boeken, zodat u niet te maken krijgt met die stressvolle tijdwinst vlak voor de deadline.
Maar om dat op te lossen, moet je goed nadenken en plannen. Dus, voor de taken die in je Niet Dringend en Belangrijk vak terechtkomen, breng je wat tijd in kaart om aan die dingen in je agenda te werken. Stel een aantal mini-mijlpalen en zelfopgelegde deadlines in om jezelf op het goede spoor te houden.
Op die manier heb je niet het gevoel dat je die projecten gewoon voor de dag weg duwt - in plaats daarvan geef je ze de prioriteit.
5. Kunnen alle taken helemaal worden verwijderd
Iets kunnen verwijderen van je to-do-lijst is de droom voor iedereen die zich een beetje dun voelt.
Denk dat dat niet mogelijk is. Als er nog to do's op je lijst staan die je als Niet Dringend en Niet Belangrijk zou categoriseren, is de kans groot dat die items helemaal uit je to-do lijst verwijderd kunnen worden.
Vaak blijven we bepaalde taken uitvoeren vanuit gewoonte in plaats van noodzaak. Gelukkig helpt de beslissingsmatrix u onmiddellijk iets te identificeren dat van uw bord kan worden verwijderd.
Prioritering kan altijd een uitdaging zijn - maar het wordt vooral moeilijk als alles een prioriteit lijkt. Gelukkig kunnen deze vragen je helpen om al je taken en taken uit te zoeken en vast te stellen wat er eigenlijk moet gebeuren..