Ga aan je computer zitten, pak je favoriete notitieblok en begin een to-do lijst voor die dag: Noteer die e-mail; controleer de voortgang van een bestaand project; reik uit naar een nieuwe verbinding; voltooi het beoordelen (en overleg!) van een grote opdracht.
En voordat je het weet, heb je geen papier meer, maar je weet dat er nog veel meer te doen is. En nu, in plaats van naar je takenlijst te kijken als iets om de productiviteit te stimuleren, houd je je georganiseerd en eigenlijk helpen jij, je hebt het gevoel dat het alleen jou te pakken heeft.
We zijn er allemaal geweest! ЯHet is niet leuk om naar die schijnbaar oneindige lijst te kijken - vooral als er zoveel te bereiken is dat je niet eens kunt bepalen hoe en waar je moet beginnen. Maar kruip nog niet in paniek! Hier zijn zes tipsя om u te helpen prioriteit te geven aan uw takenlijst, zelfs als uw workload volledig onhandelbaar lijkt.
1. Schrijf alleen wat op behoefte aan om gedaan te worden.
Dit punt lijkt pijnlijk duidelijk. Maar als je op mij lijkt, wordt je takenlijst altijd (op de een of andere manier) een stortplaats. Hier noteer je al die willekeurige weetjes die in je opkomen - of het nu gaat om een nieuw boek om te lezen of een idee voor een langetermijnproject waar je binnenkort mee aan de slag wilt gaan.
Voordat je het weet, is de lijst die bedoeld was om je gefocust te houden voorop een dag is nu een document met herinneringen voor de komende maanden. Dus nu is het net alsof je je meer gestresst en onderdrukt voelt, in plaats van je te helpen een snel overzicht te zien van de dingen waar je op moet chippen vandaag.
Je kunt nog steeds doorgaan en al die kleine dingen noteren die uit je brein en op papier moeten komen. Maar, nadat je dat hebt gedaan, start je een afzonderlijke takenlijst voor de komende 24 uur. Het zal u helpen om u minder overweldigd en veel helderder te voelen.
2. Herken het verschil tussen urgent en belangrijk.
En nu focus: я Hoewel het misschien niet altijd zo is, is er een groot verschil tussen urgent en belangrijk. Wanneer je je een weg baant uit een belachelijk grote stapel taken, richt je dan alleen op de dringend - zelfs als dat betekent dat je belangrijke dingen de volgende dag op je lijst moet laten staan.
Wanneer je je een weg banen uit een belachelijk grote stapel taken, moet je je alleen richten op de urgente taken.
Gewapend met een reeds aangepaste takenlijst (zie stap 1) heb je een goed begin met het herkennen van wat je moet doen. Maar nu daag ik je uit om een fijne kam te nemen naar die bestaande lijst. Stel voor elk actie-item jezelf de vraag, moet dit absoluut morgenochtend worden gedaan
Dit zal je helpen om de dingen die absoluut zijn te scheiden nodig hebben om gedaan te worden van de dingen die je echt bent willen om gedaan te worden. Als je al lang op tijd en middelen hebt gedrukt, concentreer je je op alleen de barebones. Dingen die geen dringende deadline hebben, moeten onmiddellijk worden verwijderd. (Voeg ze toe aan de overlooplijst, niet aan je takenlijst van vandaag.)
3. Combineer vergelijkbare taken samen.
Projecthoppen - we zijn er allemaal schuldig aan. U beantwoordt een e-mail, maakt een kleine stap vooruit in een project, beantwoordt een andere e-mail en gaat terug naar het genoemde project. Ja, je werkt hard-maar, ben je echt aan het werk slim Voortdurend schakelen kan vaak een afleiding zijn, waardoor het moeilijk voor u wordt om de focus te houden en hele taken van uw takenlijst af te leggen.
Hier komt het concept van batching om de hoek kijken. Talloze productiviteitsexperts hebben beweerd dat het groeperen van vergelijkbare taken samen in batches de productiviteit aanzienlijk kan verhogen. Dus, adres allemaal van die slepende e-mails, en ga dan verder met je grotere project. U zult een opleving merken van zowel de productiviteit als de focus.
4. Gebruik de Pomodoro-techniek.
Heb je gehoord van de Pomodoro-techniek? Als je gemakkelijk in de valkuil van afleiding terechtkomt, kan dit je echt helpen in de zone te blijven. Kortom, het splitst uw werkdag in brokken. Je werkt 25 minuten en neemt dan een pauze van vijf minuten. En dat de volledige cyclus de? Pomodoro-techniek wordt genoemd.
Het nemen van pauzes kan contra-intuïtief lijken als uw agenda al vol is. Dit tijdmanagementsysteem werkt echter door een gevoel van urgentie bij te brengen. Je bent gemotiveerd om in die 25 minuten zoveel mogelijk werk gedaan te krijgen. Het is een goede truc om meer opzettelijk met je tijd om te gaan!
5. Schat uw tijd.
We beginnen allemaal onze werkdagen met de beste bedoelingen. En ja, overdreven ambitieus zijn met je to-do-lijst, klinkt in theorie misschien als een goed idee. Maar het betekent meestal dat je je gefrustreerd voelt.
Te ambitieus zijn met je takenlijst klinkt in theorie als een goed idee. Maar het betekent meestal dat je je gefrustreerd voelt.
Het is om deze reden dat u tijdschattingen moet toewijzen. Noteer naast elke taak hoeveel tijd je denkt dat bepaalde item zal nemen. Voer vervolgens een paar eenvoudige wiskundige bewerkingen uit en voeg alles op, inclusief ten minste een uur buffertijd voor onverwachte wegversperringen. Als die schattingen samenhangen met een belachelijk aantal, moet je serieus prioriteit geven aan je items - of een extra lange dag werken om alles te volbrengen.
Deze oefening helpt je realistisch te zijn met wat je wilt voltooien. Bovendien kunt u hiermee proactief omgaan met de vraag of u al dan niet een deadline mist. Dit betekent dat je het probleem voor kunt schieten en de benodigde mensen in de waarschijnlijke vertraging kunt laten lopen, in plaats van te smeken om vergeving als je het merkteken hebt gemist..
6. Ga gewoon aan de slag.
De bovenstaande tips kunnen ongetwijfeld helpen bij het aanpakken van een overweldigende werklast. Maar soms is het het beste om even diep in te ademen en aan de slag te gaan.
Natuurlijk wilt u uw takenlijst op een zo methodisch en strategisch mogelijke manier aanvallen: u wilt geen onnodige tijd verspillen door van project naar project rond te hoppen. Je wilt echter ook niet in de tegenovergestelde val trappen: als je zoveel tijd besteedt aan het uitzoeken hoe om aan de slag te gaan met je to-do-lijst, verspeel je je tijd-tijd, die je had kunnen gebruiken om een paarяtasks te overschrijden.
Dus, uiteindelijk, gebruik je gezond verstand als het gaat om het managen van verantwoordelijkheden en taken. Niemand kent immers je werkstijl (of je to-do lijst!) Net zo goed als jij.