Of het nu gaat om een wekelijkse inhaalsessie of een dagelijkse ontmoeting tussen teams, we hebben allemaal een soort vergadering die de toon zet voor de werkdag - en dat is waar we moeten verblinden! Toch is het gemakkelijk om in een sleur te vallen en misschien doe je een paar dingen die een succesvolle en effectieve ontmoeting in de weg staan. Dus hier zijn dingen om te stoppen met doen tijdens die routinevergaderingen, en je zult merken dat je veel betrokken en productiever bent.
1.яSitting Against the Wall
Je kent de oefening: яJe trekt naar de vergaderruimte en hoewel er een bijna lege vergadertafel is, pak je een stoel in de rij stoelen langs de muur. Sheryl Sandberg heeft een geweldig verhaal over het aanmoedigen van vrouwen om fysiek aan tafel te zitten en merkt op dat we vaak, vanwege onze keuze aan zitplaatsen, op toeschouwers kunnen lijken in plaats van deelnemers tijdens vergaderingen. Als je bent uitgenodigd voor een vergadering, heb je net zoveel reden om als de anderen in de frontlinie te zijn.
Dus ga de volgende keer jezelf uitdagen om de zitplaatskaart een beetje te veranderen en ga rechtstreeks naar de hoofdtafel. Je zult merken dat je nog meer betrokken bent en klaar om een steentje bij te dragen!
2. Listing OnlyяYour To-Dos
Je vergadering kan op veel verschillende manieren gaan, maar het omvat vaak het uiten van je huidige projectlijst en waar je aan werkt. Als je dit niet doet, overweeg dan de focus te verleggen en in plaats daarvan een bijdrage te leveren botsing van wat er op je takenlijst staat of wat je van anderen nodig hebt om het project te voltooien. Deze discussiepunten komen veel meer samen en maken ook het beste gebruik van de tijd van collega's.
In de praktijk kan dit eruit zien als het aanpassen van uw normale takenlijst. "In plaats van te zeggen dat u morgen een vergadering hebt met het marketingteam, voegt u iets meer toe over waarom dit van belang is en wie er aan bijdraagt. Het kan zoiets worden: я Morgen ontmoeten Diana en ik elkaar om de laatste details van de advertentiecampagne af te ronden. We denken dat we het bedrijf ongeveer $ 5000 kunnen besparen op dit project, en we zouden graag iemand van de boekhouding willen hebben om bij te dragen.
3.яThinking Korte termijn
Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in de dagelijkse kantoorgeest, dus we laten vaak geen tijd in onze vergadering om problemen op lange termijn aan te pakken. Het kan verleidelijk zijn om een afzonderlijke strategie of langetermijnplanningsbijeenkomsten toe te voegen aan onze toch al volledige agenda's. Zie in dat geval, als er kleinere doelstellingen zijn in de grotere doelen die u kunt opbreken en aanpakken tijdens de wekelijkse (of dagelijkse) vergadering. een paar minuten daarvoor maken strategische kwesties actiever en houden de langetermijnprojecten in een stroomversnelling.
4.яLeaving Without Action Items
Idealiter zouden vergaderingen de manier moeten veranderen waarop u uw werklast bekijkt voor de dag of wat er op uw objectieve lijst staat voor de week. Deze veranderingen hoeven niet dramatisch te zijn, maar een manier om de waarde van uw vergadering te bepalen en de productiviteit met actiepunten weg te laten - maar dit betekent niet dat uw takenlijst exponentieel moet groeien. Het betekent wel dat je creatief wordt met ideeën over nieuwe initiatieven of mensen om mee samen te werken.
Als je jezelf niet vindt met actie-items, vind je misschien geen waarde in de discussies die plaatsvinden. Probeer zoveel mogelijk betrokken te zijn bij en denk na over innovatieve manieren om van wat is beoordeeld om te zetten in specifieke acties waaraan u kunt werken.
5.я Persoonlijke koppelingen uitwisselen
Als we het druk hebben, voelt het soms moeilijk genoeg om op tijd aan een vergadering te komen! Daarom haasten we ons vaak door de inhoud van de vergadering en schieten we zo snel mogelijk terug naar onze bureaus. Wat we echter missen, is de mogelijkheid om persoonlijk contact te leggen met onze collega's. Misschien maakt het een punt om een beetje te slingeren nadat de vergadering voorbij is om een collega te vragen hoe haar weekend was of wat er op haar projectlijst staat. Dit gaat een lange weg in het opbouwen van een verstandhouding! Vergeet niet dat enkele van de meest productieve gesprekken plaatsvinden aan de zijlijn van het hoofdevenement.
6. Verlenging onnodig
Ergens onderweg werd besloten dat een uur de magische hoeveelheid tijd was die mensen nodig hadden om een productieve bijeenkomst te houden. Niet zo! Enkele van de meest productieve ochtendbijeenkomsten zijn die zich voordoen als een huddle met mensen die eigenlijk een paar keer per week bij elkaar staan om bij te praten over de essentie. Richtlijnen voor een effectief gesprek zijn onder meer het starten op tijd, het beperken tot vijftien minuten en het opslaan van problemen voor andere gespecificeerde vergaderingen. Misschien kan dit je team helpen focussen!
Maar als een snel dagelijks knuffelgevoel iets te stoutmoedig aanvoelt voor je kantoorcultuur, kun je nog steeds profiteren van een paar minuten scheren van de langere wekelijkse vergaderingen. In plaats van een uur, stel je een tijdslimiet van 45 minuten voor. Het stellen van de verwachting voor een nog iets kortere ontmoeting kan helpen een gevoel van urgentie en focus te creëren dat het hele team productiever maakt.