In een wereld waar we allemaal meer proberen te doen met minder, helpen tips om onze productiviteit te verhogen ons optimaal van onze werkdag te profiteren. Maar productiviteit gaat niet alleen over het maken van meer widgets of het sneller uitvoeren van uw werkproduct. Ik ben een grote fan van Charles Duhigg's definitie van effectieve productiviteit: mensen helpen hun doelen te bereiken met minder verspilling, angst en stress, en meer mogelijkheden om te doen wat ze leuk vinden.
Ik heb een paar manieren gevonden die me hebben geholpen om aan die definitie van productiviteit te werken en die kunnen ook voor jou werken!
1. Oefen het slechtste eerst.
Soms kan het verleidelijk zijn om de kleine dingen van onze lijsten over te steken, terwijl je naar die ene grote taak kijkt - weet je, degene die elke dag op onze lijst lijkt te blijven rollen. Een van de dingen die me geholpen heeft mijn te maken dagen meer productief is het motto het allerleukst oefenen. Dus, ik wil je laten zien wat ik moet doen voor het item waar ik het meest bang voor ben en begin daar. Ik ga ook een stap verder en zeg tegen mezelf dat ik dat ding maar 45 minuten zal doen, en daarna kan ik pauzeren. Nadat ik mezelf in het opstarten van het? Dreaded? -Project heb gedraait, houd ik het meestal prima als de 45 minuten-markering voorbij gaat omdat ik grote vooruitgang boek. De rest van mijn takenlijst lijkt te verbleken in vergelijking!
Nog een tip: bijna 90 procent van de tijd dat ik een taak heb die ik niet kan uitvoeren, vraag ik me af of wat is opgeschreven een actiepunt is versus een algemeen project. Als het de laatste is, probeer ik die grote taak te doorbreken in kleinere, bruikbare klusjes, dus ik ben minder geneigd om het elke dag te vermijden!
2. Groep gelijkgestemde onderzoeken.
Er zijn waarschijnlijk nog veel meer manieren gedurende de dag dat we vergelijkbare taken zouden kunnen groeperen om tijd te besparen! Als je constant naar verschillende onderwerpen springt, kost het niet alleen meer tijd om de taak uit te voeren, maar het is ook meer werk voor je hersenen om te schakelen tussen ongelijke taken. Psychologiestudies hebben aangetoond dat elke switch slechts 1/10 seconde duurt, maar als je dit doet, kan een loting tot 40% productiviteitsverlies opleveren!
Dus ik begin met een paar minuten aan het begin van de werkdag om mijn dag opnieuw te bekijken en de taken opnieuw in te delen die vergelijkbaar zijn, in overeenstemming met de tijden van de dag waarvan ik weet dat ik het best voorbereid ben om die taken aan te pakken. Ik ben persoonlijk niet genoeg van een ochtendmens om grote telefoontjes of vergaderingen te hebben, dus ik laat die meestal voor de middag achter als ik een beetje mistig ben van het lezen van de computer en ik ben klaar om te breken en te chatten!
3. Beperk het controleren van e-mail.
U leest het goed! Hoewel dit een angstaanjagende (en voor sommigen ons, een schijnbaar onmogelijke) propositie kan zijn, heeft dit het grootste verschil gemaakt in hoeveel werk ik in een dag kan doen. Vaak stellen we gelijk dat we onze inbox bemannen met werk en dat is bijna nooit het geval. In mijn favoriete boeken over productiviteitControleer nooit uw e-mail in de ochtend,яJulie Morgenstern legt uit dat als je de dag begint met reageren op e-mails, je het nooit meer zult herstellen - en uiteindelijk van taak naar taak zult stuiteren, zodat je inbox je dag kan draaien.
Als we beperken hoeveel we in en uit onze e-mails duiken, komen we weer op de stoel van de bestuurder. Dus ik gebruik een mix van meldingen en blokken van tijd om op mijn inbox te reageren. Ik ben bijvoorbeeld rond half negen 's ochtends op kantoor, maar verbind me ertoe mijn e-mail pas om 10.00 uur open te laten en ongeveer 30 minuten te reageren. Dit geeft me een stevig stuk tijd om deel te nemen aan een groter project, maar het is niet zo laat op de dag dat mensen denken dat ik ben uitgecheckt!
4. Neem (productieve) pauzes.
We weten allemaal dat een onderbreking van het werk onze focus verfrist. Maar u kunt de productiviteit echt verhogen als u zich concentreert op het nemen van de rechts soort van pauze. 'S Middags kun je in de verleiding komen om een korte koffiepauze te maken en een praatje te maken met de waterkoeler. Maar, zo blijkt, er is een echte wetenschap om pauzes op het werk te nemen en meer attent te zijn over waar je ze in je dag structureert. Dit kan uw productiviteitsritmes verbeteren!
De Pomodoro-methode suggereert bijvoorbeeld dat u in zeer geconcentreerde blokken tijd werkt, bijvoorbeeld 25 minuten recht en geconcentreerd, dan opstaan en een pauze van vijf minuten nemen en rondlopen. Deze strategie helpt u afleidingen te verwijderen en meer aandacht te besteden. We weten allemaal dat een wandeling de bloedstroom naar onze hersenen kan verbeteren, dus het is een van de eerste activiteiten die ik kies voor mijn pauzes, gevolgd door af en toe een doodling om de focus en het geheugen te verbeteren of een snelle snack om mijn bloedsuikerspiegels te verbeteren. - je zou verbaasd zijn wat je in minder dan een kwartier kunt bereiken!
5. Duik niet dubbel.
We zijn allemaal schuldig aan het meerdere keren per dag openen of sluiten van dezelfde e-mail omdat we er gewoon niet toe in staat zijn of hebben wat we nodig hebben om de taak uit te voeren. Dit kleine knabbelen van tijd is een van onze grootste rafels op het gebied van productiviteit! Het neemt niet alleen de tijd van je dag in beslag, maar wanneer we het doen, trainen we op subtiele wijze ons brein om ons uit te stellen en om de evaluatie die we voor de eerste keer aan een taak maken niet te vertrouwen.
Waar mogelijk doe ik mijn best om slechts één keer een taak aan te raken. Soms betekent dit dat ik misschien niet meteen een e-mail open of meteen een telefoongesprek beantwoord, vooral niet als ik weet dat ik het niet helemaal kan afronden (maar dat is goed)! De tijd die wordt bespaard op deze strategie betekent dat heel weinig dingen zelfs langer duren dan nodig omdat ik me kan concentreren op het voltooien van iets in zijn geheel.
6. Gebruik technologie.
Technologie kan een tweesnijdend zwaard zijn - sommige dagen, trolling Instagram voor 's werelds beste eyeliner tutorials kan ons weghalen van minder belangrijke dingen. Wanneer u dit echter op de juiste manier gebruikt, kunnen productiviteitsverhogende apps u helpen uw leven op orde te krijgen en het idee van productiviteit te gebruiken, waardoor meer mogelijkheden worden geboden om de dingen te doen die we leuk vinden!
Ik ben een grote fan van apps zoals Evernote, FocusBooster en Rescue Time, die allemaal mijn dagelijkse efficiëntie hebben verbeterd! Evernote is de belangrijkste takenlijst met eindeloze aanpassingsmogelijkheden en Rescue Time heeft me geholpen om te zien waar ik het grootste deel van mijn tijd online doorbreng (en op welke specifieke websites), waardoor ik onnodig surfen op het web kan beperken. Focus Booster is een app die ons helpt met de bovenstaande methode voor het breken van Pomodoro, en herinnert ons eraan om een pauze te nemen en tenslotte het 25 minuten durende werkblok af te tellen.