Mijn ergste Kantoor ruimte moment betrokken zitten in een hokje met een paar teamgenoten, zoals iemand letterlijk een geprinte PowerPoint-presentatie las. Toen ik uiteindelijk discreet op mijn horloge onder de tafel keek, besefte ik dat we al 20 minuten voorbij onze toegewezen tijd waren - en toch had ik nog steeds geen idee wie wat deed, door wanneer of waarom. Gefrustreerd richtte ik me tot twee mentoren en stelde hen een vraag: hoe beëindig je een vergadering op tijd
Mijn mannelijke collega keek me verbaasd aan en zei botweg: Eh, ik legde mijn telefoon op tafel en zei dat we geen tijd meer hadden. Mijn vrouwelijke collega, aan de andere kant, knikte in vermoeide herkenning. Het is moeilijk om te onderbreken zonder onbeleefd te zijn, zei ze. Ik probeer verbaal te noteren wanneer er nog 15 minuten over zijn om het minder ongemakkelijk te maken.
Nu, zonder in te gaan op de prominente genderverschillen in hun twee reacties of op mijn mannen tegen vrouwen op de werkplek-soapbox, denk ik dat we het er allemaal over eens kunnen zijn dat vergaderingen zowel waanzinnig productieve als nuttige vormen van samenwerking en conversatie kunnen zijn OF het absoluut slechtste tijdsverspilling. Maar het bijhouden van mensen op het juiste spoor en op de klok duurt een beetje oefening. Hier zijn 5 tips om een vergadering op tijd succesvol te beëindigen.
1.Stick tot 30 minuten
Ik heb jaren geleden deze algemene vuistregel geleerd en het heeft mij nog niet in de steek gelaten. Als je een vergadering opzet, geef jezelf dan 30 minuten, niet meer en niet minder. Waarom omdat mensen bijna altijd gebruik maken van de tijd die ze krijgen. Als het een vergadering van 60 minuten is, zullen mensen blijven praten vanuit een behoefte om ruimte te vullen en vanuit de veronderstelling dat het gesprek elke minuut nodig heeft. Dit kan waar zijn, maar het is waar doorgaans niet.
Het mooie van deze tip is dat je altijd nog een vergadering kunt opzetten. Altijd! Maar serieus, in dat eerste half uur zul je snel uitzoeken of je het echt bent do hebben meer tijd nodig om te praten of als het beter is om elkaar later te e-mailen, enzovoort. U kunt ontdekken, zoals ik deed, dat mensen met een korter tijdsbestek over het algemeen efficiënter en opzettelijk zijn. (Ikzelf inbegrepen.) ЯOok! U kunt een vergadering vroegtijdig beëindigen. Gek, ik weet het.
2. Nodig de juiste mensen uit
Vroeg in mijn carrière zat ik in veel, velen, veel bijeenkomsten waarbij ik me afvroeg waarom ik daar was. Ik was te bang om die vraag hardop te stellen, uit angst om er uit te zien als een slappe teamplayer of als onprofessioneel, maar toen merkte ik hoe vaak vergaderingen leek te duren omdat te veel mensen zwijgen of een persoon de dialoog leek te domineren.
Mensen zullen je uitnodigen voor vergaderingen om je in te lussen, maar dat betekent niet dat je erbij moet zijn. Als je geen waarde toevoegt, zou je niet aan tafel moeten zijn.
Ik begon eindelijk dezelfde vraag op een andere manier te stellen: wat is mijn rol op deze bijeenkomst En het hielp, onmetelijk. Tenminste een derde van de tijd stopte de andere persoon, hield zijn of haar hoofd opzij en zei: Je weet wat je eigenlijk kunt overslaan. Waren goed. De andere tweederde van de tijd kreeg ik duidelijkheid over hoe ik een bijdrage kon leveren aan het gesprek, waardoor de bijeenkomst veel beter werd.
Ik zeg dit langzaam maar nadrukkelijk: mensen zullen je uitnodigen voor vergaderingen om aardig te zijn, of om je in een lus te houden, maar dat betekent niet dat je moet bijwonen. Mijn theorie is dat als je geen waarde toevoegt, je niet aan tafel zou moeten zitten; als het een verspilling van je tijd lijkt te zijn, is dat waarschijnlijk zo en heb je toestemming om af te wijzen. Dit geldt voor elke persoon in een vergadering, of je nu de inviter of de genodigde bent: als je de juiste mensen vraagt om aanwezig te zijn en deel te nemen, dan zijn de kansen op een productieve, to-the-point dialoog oneindig hoger.
Bron: @rebeccataylornyc
3. Vraag altijd een Agenda aan
Ik kan je niet vertellen hoeveel vergaderingen ik heb bijgewoond met vage beschrijvingen zoals Communicatieplan bespreken en brainstormen over inhoudsideeën zonder een agenda om aan te pakken. Zeker genoeg, later is er nogal wat gepraat met zeer weinig bruikbare resultaten. Deze directionless meetings zijn geneigd om de ergste overtreders te zijn in termen van time management.
Het lastige van vergaderingen in het algemeen is dat ze er vaak voor zijn aan het doen of planning. Het is belangrijk om te weten welk type van u valt, dus u kunt dienovereenkomstig voorbereiden. Zonder een agenda voor een brainstormvergadering bijvoorbeeld, komen mensen waarschijnlijk opdagen in de veronderstelling dat de tijd zal worden besteed aan het praten over ideeën - niet noodzakelijkerwijs degenen presenteren die ze al hebben bedacht.
Je hoeft niet per se elk detail te vermelden, en soms is het niet logisch om te ver in het onkruid te komen, maar neem tenminste de tijd om een losse schets te overwegen om de groep te begeleiden. Door een agenda te geven of van tevoren te lezen, creëer je een bewustzijn dat iedereen helpt bij het stellen van prioriteiten aan doelen en resultaten voor die specifieke uitwisseling.
4. Weet wie wat doet en wanneer
Bij elke vergadering en interactie in een project, pauzeer en neem een moment om enkele belangrijke details te identificeren: wie is verantwoordelijk voor wat? Wat zijn de doelstellingen van het werk dat wordt gedaan? Welk soort tijdpad bepaalt het tempo Wie maakt aantekeningen En ga zo maar door.
Wees specifiek over hoe je projecten vooruit kunt helpen, zelfs midden in het gesprek. Het is heel gemakkelijk voor mensen om met volle snelheid vooruit te gaan zonder deze eenvoudige vragen te beantwoorden, en een deel van het zijn van een leider betekent degene zijn om te verduidelijken wanneer nodig en helpen iedereen - zelfs jezelf - op schema te houden.
5. Benoem een begeleider
Op dezelfde toon, ben je ooit in een vergadering geweest waar het gesprek lijkt te circuleren rond en rond naar nergens Mij ook. Het kan handig zijn om iemand uit te kiezen om opmerkingen te maken, wat net zo eenvoudig een rol kan zijn als aandacht schenken aan het ritme en de cadans van interacties. Als jij de facilitator bent, zou je zo kunnen functioneren: je merkt dat iemand in je team altijd stil blijft, dus je vraagt om hun inbreng; evenzo, als collega's worden afgesneden of onderbroken, ga je terug naar hen om ruimte te maken voor hun standpunt.
Let vooral op het ontmoeten van ninja's. Lach niet, ik meen het. Deze zijn echt, en je kent ze: de man die binnensmonds grappen maakt, het meisje dat roddel over haar weekend, de baas die klaagt over gekke deadlines, de manager komt elke twee seconden met een mening aangelopen. Het ontmoeten van ninja's is technisch onschadelijk, aangezien het vaak mensen zijn met een sterke opinie die graag hun twee cent willen toevoegen, nou ja, alles. Ze zullen echter 100% je zorgvuldige agenda hacken voor hun eigen voordeel als je niet voorzichtig bent, wat resulteert in kostbare verloren tijd over gespreksonderwerpen die geen prioriteit hebben.
Het goede nieuws is dat je beleefd kunt onderbreken met zinnen als, ik zou het leuk vinden om de groep terug te brengen naar of We gaan een beetje van het spoor af, maar het klinkt alsof we het erover eens zijn of wat ik hoor is dat er een probleem met betrekking tot XYZ. Als er veel spin-offs zijn, dan zijn die onderwerpen geen raaklijnen, het zijn dingen die nog een keer moeten worden aangepakt.
De bottom line Wees niet bang om richtlijnen op te stellen over het respecteren van ieders tijd.