Je scant nog een laatste keer elke zin van een perfect gemaakte e-mail en drukt vervolgens op send.яOf het een sollicitatie was, een vraag om een vergadering, of gewoon een simpele vraag die je moet beantwoorden, er is niets meer te doen dan wachten op een antwoord.
Dagen tikken voorbij en je hebt absoluut niets gehoord. Het is begrijpelijk dat je voor een antwoord antsyse krijgt. Maar tegelijkertijd wil je niet een totale zeur zijn. Wat moet je doen?
Er is een kleine grens tussen peristief zijn en een plaag zijn.
Het volgen van wordt altijd aangemoedigd. Er is echter een dunne grens tussen persistent zijn en een plaag zijn. Hier zijn zes dingen om in gedachten te houden om een reactie aan te moedigen zonder dat dit uitkomt als volkomen vervelend.
1. Wees realistisch met verwachtingen.
We zijn allemaal voortdurend verbonden vandaag. En hoewel dat zeker heeft geholpen het leven gemakkelijker te maken, heeft het ook onze perceptie van wat een redelijke responstijd is, verwrongen.
Dus voordat u ooit een vervolg-e-mail opstelt, is het belangrijk om eerst te pauzeren om aan uw verwachtingen te denken. Dat bericht stuurde je dagen - of zelfs een week geleden - dat nog steeds wacht op een antwoord. Je kunt hiernaar kijken zonder overdreven enthousiast te zijn. Maar, als je een paar uur geleden iemand hebt gecontacteerd en je bent geschokt dat hij of zij nog niet bij je is gekomen. Nou, je kunt beter een beetje geduld oefenen en die follow-up in gang houden voor nu.
2. Wees beleefd!
Het kan frustrerend zijn om het gevoel te hebben dat je constant mensen moet achtervolgen om te krijgen wat je nodig hebt. Geloof me, ik ben er veel vaker geweest dan ik wil toegeven. Hoe geïrriteerd u ook wordt, u moet echter niet toestaan dat een van die vijandigheid in uw follow-upbericht terechtkomt.
Dat betekent geen opmerkingen als, ik nog steeds heb niets van je gehoord, of flagrant agressieve opmerkingen als, ik begrijp niet waarom het je neemt zo lang om hierover terug te komen.
De meesten van ons reageren niet goed op woede en vingerbeelden. Dus, zelfs als het erin slaagt om u een antwoord te geven, zal het waarschijnlijk niet een zijn die u bevalt. Dus doe een poging om overdreven beleefd te zijn. En onthoud het oude gezegde: яJe vang meer vliegen met honing.
3. Leg je redenering uit.
We worden allemaal druk bezig. En op die momenten dat het voelt alsof je takenlijst je te pakken krijgt, is het moeilijk om aan je eigen werklast te denken. Dit is waarom het belangrijk is om de ontvanger eraan te herinneren waarom je volgt wat je doet - waarom is hun reactie precies nodig
Het is belangrijk om de ontvanger eraan te herinneren waarom u follow-up doet, waarom precies zijn reactie nodig is
Natuurlijk is deze uitleg afhankelijk van het specifieke item waarop u incheckt. Maar voor het gemak is hier een voorbeeld. Ik moet vaak terugkijken met potentiële freelance-klanten om te zien of ze graag verder willen gaan met een besproken project. Ze kunnen notoir traag reageren met een beslissing, zo vaak ziet een regel uit mijn follow-up e-mail er zo uit:
Laat het me weten of je graag verder wilt gaan met het project zoals besproken. Met uw vaste antwoord kan ik mijn werklast voor de komende weken in kaart brengen.
Dit is een zachte bewering dat mijn eigen schema afhangt van hun reactie. Vaak wordt herinnerd aan het feit dat ze niet in een vacuüm werken voldoende om mensen te inspireren een snel antwoord af te vuren.
4. Schakel dingen uit.
We zijn allemaal sterk afhankelijk van e-mail. Maar het is zeker niet de enige vorm van communicatie die bestaat. Dus als je geen succes hebt gehad met het geschreven woord, waarom probeer je dan geen andere methode? Nee, je hoeft geen rooksignalen of postduiven te sturen. Als u echter een telefoonnummer voor de persoon heeft, kunt u een telefoongesprek proberen
Natuurlijk moet je iemand niet met een eindeloze stroom e-mails bombarderen en oproepen - zo ontwikkel je een reputatie als een plaag. Als u echter twee berichten hebt verzonden en nog iets moet horen, kunt u soms op een persoonlijkere manier verbinding maken (zoals via de telefoon) om het antwoord te krijgen dat u nodig hebt.
Als je liever bij e-mail blijft, kun je daar ook dingen veranderen. Als u 's ochtends uw vorige e-mail hebt verzonden, probeert u deze keer uw tweede follow-up deze dag in de middag te verzenden. Soms is je sleutel tot succes het vangen van iemand wanneer ze niet absoluut onder de voet gelopen zijn.
5. Stel een duidelijke deadline in.
Er is niets dat een vuur verlicht als een naderende deadline. En aangezien het toevoegen van een definitieve einddatum in uw e-mails voor follow-up misschien een beetje direct en onbezonnen lijkt, is het meestal effectief.
Het gebruik van een deadline in uw follow-up bericht plaatst de bal terug in uw rechtbank en maakt uw verwachtingen duidelijk aan de ontvanger.
Waarom Nou, het plaatst de bal terug in je rechtbank en maakt je verwachting onduidelijk voor de ontvanger. Het illustreert dat als je niet meer hoort tegen de aangegeven datum, je verder gaat.
Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Laten we doorgaan met de boodschap die ik eerder met een hypothetische freelance-klant heb gebruikt. Ik zou gewoon een eenvoudige regel als deze aan het einde van de weg zetten:
Als ik aan het einde van deze week niets van je heb gehoord, ga ik ervan uit dat je een andere richting uitging.
Of u nu wacht op een antwoord van een klant, een potentiële werkgever of een collega, het vastleggen van deze vaste deadline zorgt ervoor dat u allebei op dezelfde pagina zit - wat belangrijk is om verdere problemen of miscommunicatie te voorkomen.
6. Weet wanneer het tijd is om het op te zeggen.
Het belangrijkste dingeen over het gebruik van een deadline in uw follow-up e-mails Vasthouden aan het. U wilt geen einddatum voor uw ontvanger instellen en vervolgens contact met hen opnemen over het probleem. Dan zullen uw woorden en verwachtingen geen verdienste hebben. Waarom zouden ze je ooit serieus nemen?
Er komt een bepaald punt wanneer het duidelijk is dat je gewoon niet van iemand terug hoort. Dus laat los en ga verder. Als je iemand blijft lastigvallen, zelfs nadat ze je herhaaldelijk (en schaamteloos) hebben genegeerd, irriteer je de ontvanger en schaad je je eigen reputatie in het proces.
Het valt niet te ontkennen - niet horen van iemand kan vervelend, irriterend en zelfs uw eigen productiviteit in de weg zitten. Er is niets mis met het opvolgen van de informatie die u nodig hebt. U wilt dit echter doen op een manier die aantoont dat u aanhoudend bent - en geen plaag. Houd deze zes tips in het achterhoofd en je bent zeker dat je de goede kant van die fijne lijn bewandelt!