De gemiddelde persoon verzendt en ontvangt ongeveer 205 e-mails per dag. Dat is een vrij verrassende statistiek, nietwaar
Maar als je er een paar minuten over nadenkt, is het dat in feite niet dat schokkend. We zijn allemaal behoorlijk geobsedeerd door onze inboxen. Persoonlijk heb ik zes e-mailaccounts en ik heb meestal het gevoel dat ik niet langer dan twee minuten van een scherm kan stappen zonder dat een nieuwe e-mail naar mij toe komt.
Het is overbodig om te zeggen dat wanneer we allemaal voortdurend worden overspoeld met nieuwe berichten die in onze inbox verschijnen, het al te gemakkelijk is om e-mailetiquette een beetje te laten wegglippen. En dat is niet altijd een probleem! Echt waar, er is niets mis mee om je berichten casual te houden als je een vriend antwoordt over lunchplannen of een recept van je moeder vraagt. Het zou zelfs ronduit raar zijn als je in die e-mails ongelooflijk gepolijst en formeel was.
Wanneer die ontspannen en onbeholde e-mailgewoonten echter hun weg vinden naar uw professionele correspondentie, zoals een e-mail bij een sollicitatie of een verzoek om een informatiegesprek, dan kunt u beginnen slordig en zelfs een beetje lui te lijken.
Dus, als je een beetje te laks begint te worden met je berichten, is het waarschijnlijk tijd voor een snelle bijwerking van de etiquette voor professionele e-mails. Dit is wat je moet weten!
1. Denk eens goed na over je onderwerpregel.
Omdat we dagelijks te maken hebben met rommelige inboxen, moet je het duidelijk en convergerend maken waar je bericht over gaat, vooral in een professionele omgeving, als je weet dat de persoon aan de ontvangende kant van je notitie al waanzinnig is druk.
Dus wees zo beschrijvend mogelijk met je onderwerpregel. Iets vaags als: яDacht dat je dit leuk zou vinden! werkt prima als uw onderwerp bij het doorgeven van een nuttig artikel aan uw vriend. Maar, iets gedetailleerder zoals: Geweldig artikel over networking-tips! is beter voor een professioneel contact.
2. Gebruik een echte begroeting en sign-off.
Ik begrijp dat ik je e-mail zo kort en direct mogelijk wil houden. Maar ik geloof niet in het volledig elimineren van deze twee traditionele componenten. Zie e-mail als een digitale brief. Uw begroeting en aftekening binden uw hele boodschap samen, evenals een zeker niveau van professionaliteit, in plaats van het duidelijk te maken dat u snel en afgeleid het hele bericht op uw iPhone typte terwijl u in de rij bij de supermarkt stond (zelfs als dat is waar!).
Of je nu wilt beginnen met een super formele lieve Susan, of iets meer conversatie wilt gebruiken, hé Susan! is helemaal aan jou. Het belangrijkste is om te onthouden om deze standaardelementen op te nemen.
3. Sla steno en emoji's over!
Hoewel de twee communicatievormen opvallend veel op elkaar lijken, moet je erkennen dat e-mail nog steeds niet hetzelfde is als sms'en. Dit betekent dat je de korte afkortingen en acroniemen zoals LOL, OMG en zelfs Haha volledig moet overslaan. Ze horen niet thuis in professionele e-mails! Gebruik in plaats daarvan complete zinnen: dat is te grappig! en zelfs een simpele, Wow! om hetzelfde punt over te brengen en op een manier die veel mooier en professioneler is.
Emoji's staan open voor discussie als het gaat om werkgerelateerde correspondentie - en zelfs als ik een professioneel contact heb met wie ik een enigszins hechte relatie heb, stuur ik zelfs af en toe een vriendelijk lachend gezicht toe. Maar als u zelfs maar een klein beetje onzeker bent, kunt u deze beter volledig weglaten. Dezelfde regel is van toepassing op uitroeptekens. Met mate gebruikt, zijn ze een geweldige manier om enthousiasme te uiten. Overgebruik ze echter en ze worden gewoon onaangenaam. Beperk ze tot alleen zinnen waar jij werkelijk wil opwinding delen.
4. Wees voorzichtig met humor.
Ik weet zeker dat je sarcasme in persoon charmant en hilarisch is. In je e-mails kan het je echter gemakkelijk brutaal en grof laten overkomen. Dus, tenzij de persoon aan de ontvangende kant van je bericht al een heel goed gevoel voor je persoonlijkheid en gevoel voor humor heeft, moet je voorzichtig zijn als het gaat om het gebruik van geestige comebacks in je bericht.
Ja, ik weet dat dit het gevoel kan geven dat je e-mails totaal niets met je persoonlijkheid te maken hebben. Je wilt ze echter liever een beetje droog en saai maken dan openlijk beledigend. Rechts
5. Proeflezen, proeflezen, proeflezen!
We hebben allemaal de e-mails gelezen die bezaaid zijn met typefouten en fouten. Wat was je indruk van de afzender? Nou, ik durf te wedden dat je dacht dat die persoon slordig was. Als hij of zij niet eens de tijd kan nemen om je naam correct te spellen, ben je waarschijnlijk niet al te enthousiast over het moeten doorgaan met een professionele relatie met die persoon.
Het moet vanzelfsprekend zijn, maar het is absoluut noodzakelijk dat u uw e-mails leest voordat u ze verzendt. Controleer op grammaticafouten en typfouten en zorg ervoor dat u de juiste zelfstandige naamwoorden correct hebt gespeld (denk aan mensen en bedrijfsnamen!). Vergeet ook niet om nog eens naar het e-mailadres te kijken (u wilt zeker weten dat u naar de juiste persoon stuurt) en onderwerpregel. Een onderwerp dat luidt, ik zou graag zien dat je hulp bent! waarschijnlijk maakt niet de beste eerste indruk.
6. Reageer snel.
Toegegeven, dit is een punt waar ik een beetje mee worstel. Aan de ene kant zou ik willen dat we die immense druk die we allemaal als constant verbonden ervaren, kunnen elimineren. Maar aan de andere kant, ik weet hoe frustrerend het is om te wachten op een reactie van iemand wanneer ik wanhopig een antwoord nodig heb.
Dus als het aankomt op professionele e-mails, moet u ervoor zorgen dat u snel reageert, meestal binnen één werkdag. Zelfs als je in die tijd niet in staat bent om een gedetailleerd antwoord te geven, moet je ten minste contact maken met het basisstation en de afzender laten weten dat je het bericht hebt ontvangen en eraan werkt. Het is veel beter dan die persoon achter te laten met de vraag of zijn biljet doelloos in cyberspace zweeft.
Geef kwaliteit echter niet op voor snelheid. Je wilt geen halfslachtig antwoord ontslaan zo snel dat je verzuimt om een doordachte en nuttige reactie samen te stellen (tenzij je alleen maar een van de bovenstaande bevestigingen verstuurt). Mensen zullen niet blij zijn om uw antwoord te ontvangen als het helemaal het doel mist of niet antwoordt allemaal van hun vragen.
We voelen ons allemaal geketend aan onze inboxen. Dus, wie kan het ons echt kwalijk nemen dat onze e-mailetiquette een beetje schuift. Maar als het gaat om uw werk en loopbaangerelateerde correspondentie, is het belangrijk dat u uw best doet om zo professioneel mogelijk te blijven. Gebruik deze tips en je zult zeker gepolijstemails maken!