Belastingsdag nadert snel. Een bedrijfseigenaar zijn is geweldig op zoveel manieren, maar het komt met zijn eigen unieke uitdagingen; belastingen zijn daar een van. Voorbij zijn de dagen van eenvoudige inhoudingen en inzending van 1040ez. Nu pakken we gespecificeerde aftrekkingen, afschrijvingen, zakelijke uitgaven en kilometerregistratie aan. Maar laat dit je niet afhouden van het realiseren van je droom om je eigen bedrijf te hebben! Met een paar eenvoudige hulpmiddelen en een kleine aanpassing aan je normale routine, zal 15 april niet langer een gevreesde datum zijn!
Georganiseerd blijven is de sleutel tot het verminderen van stress in het belastingseizoen. Op het laatste moment door elkaar krabbelen voor bonnen en documenten maakt het alleen maar erger. Hier zijn een paar ideeën die kunnen helpen om je georganiseerd te houden, je aftrek te maximaliseren, de mogelijkheid van audit te verminderen en een beetje makkelijker te ademen tijdens belastingtijd:
Afzonderlijk zakendoen van plezier
De eenvoudigste manier om persoonlijke uitgaven gescheiden te houden van zakelijke uitgaven is om afzonderlijke financiële rekeningen te onderhouden (zowel bankrekeningen als creditcards). Als u nog niet helemaal op het punt staat een tweede bankrekening te openen, overweegt u dan op zijn minst twee creditcards bij de hand te hebben: een voor zakelijke en een voor persoonlijke. Dit kan een extra voordeel zijn door uw kaart te personaliseren met een afbeelding of logo dat uw bedrijf vertegenwoordigt. In veel instellingen kunt u een afbeelding uploaden om uw creditcard of betaalpas toe te voegen; overweeg deze functie te gebruiken om uw bedrijf te promoten.
Kwitanties vastleggen
Voor degenen onder u die bonnen opslaan in een schoenendoos, maak u klaar om te ontdooien! Technologie gaat sneller vooruit dan de meesten van ons kunnen bijbenen. Gelukkig is de IRS op de kar gesprongen en aanvaardt hij digitale documentatie voor gespecificeerde aftrekposten en uitgaven. Er zijn veel smartphone-apps beschikbaar waarmee u een afbeelding van uw kwitantie kunt vastleggen en notaties, categorieën, clienttoewijzingen, enzovoort kunt toevoegen. Twee van de meest veelzijdige, gebruiksvriendelijke en uitgebreide zijn Expensify * en Expen $ er **. Met beide toepassingen kunt u een afbeelding van een bonnetje vastleggen, opmerkingen toevoegen en informatie exporteren naar bruikbare rapporten. Voor degenen die klanten onderhouden en gerelateerde uitgaven hebben, laten deze apps opmerkingen toe over wat er tijdens de vergadering is besproken. Dit is enorm belangrijk als u deze uitgaven afschrijft.
Maximaliseer de aftrek voor uw thuiskantoor
Als u een thuiskantoor heeft, komt u in aanmerking voor aanzienlijke aftrekposten. De IRS staat de aftrek van bepaalde huiskosten toe op basis van het percentage ruimte dat uw kantoor in uw huis inneemt. De aanbeveling is om de exacte afmetingen van uw kantoor te meten om de vierkante meters te berekenen. Zorg dat je dit documenteert met een schets of afbeelding met de afmetingen. Nadat u de ruimte hebt berekend, kunt u dit percentage toepassen op uw huur- / hypotheekbetaling en bepaalde hulpprogramma's.
Vereenvoudig uw telefoongebruik
Dit lijkt misschien een voor de hand liggend item, maar verschillende mensen hebben mij gevraagd hoe ik mijn telefoon als zakelijke uitgave specificeer, aangezien het ook een item voor persoonlijk gebruik is. De eenvoudigste en beste manier die ik heb gevonden, is om drie maanden na het jaar te kiezen en de bijbehorende telefoonrekeningen te doorlopen, met persoonlijke of zakelijke telefoontjes. Sommige mobiele-telefoonaanbieders bieden een exporteerbare telefoonrekening (naar een Excel-spreadsheet) waarmee u de informatie kunt manipuleren om het telefoongebruik te berekenen. Ga anders uit de oude calculator en begin met toevoegen. U kunt deze nummers gebruiken om een gemiddeld gebruik voor het jaar te projecteren. Als om een audit wordt gevraagd, houd deze rekeningen dan bij de hand met uw aantekeningen om uw aftrek te ondersteunen.
Volg kilometerstand
Als u uw voertuig voor zakelijke doeleinden gebruikt, kunt u bepaalde aftrekken doen op basis van het gebruik. De IRS kent twee opties: aftrekken van werkelijke kosten of aftrekken van zakelijk gebruik. Naar mijn ervaring levert de tweede optie de grotere aftrek op en, geloof het of niet, is gemakkelijker te volgen. Afhankelijk van hoe gedetailleerd u bent, kunt u een logboek bij uw voertuig bijhouden en uw odometer volgen aan het begin en aan het einde van elke reis die verband houdt met uw bedrijf. Een andere optie is om een kilometerregistratie-applicatie op uw smartphone te gebruiken (er zijn er een miljoen, allemaal met dezelfde functies en functionaliteit. In plaats van ze op te lijsten, raad ik aan er een paar te proberen totdat u er een vindt die bij u past.). Bij deze methode moet u ook uw kilometerstanden registreren, maar ook kunt u frequente adressen opslaan, zodat u eenvoudig regelmatige reizen kunt toevoegen. Voor mij gebruik ik een gemiddelde aanpak: ik houd een digitale agenda bij waarin ik vergaderingen en bedrijfsgerelateerde uitjes toevoeg. De sleutel is om uw kilometerstand te meten voordat u dit project start. Aan het einde van de maand ga ik terug en bereken ik de heen-en-terug-afstand voor elk item en vergelijk ik dat cijfer met het totale gebruik. Nogmaals, als je dit drie maanden (al dan niet opeenvolgend) kunt doen, krijg je een redelijk nauwkeurig percentage zakelijk gebruik / persoonlijk gebruik. Naast het kunnen schrijven van voertuigkosten, is kilometers een ander geweldig aftrekbaar item!
Organiseer afspraken en gerelateerde uitgaven voor latere referentie
Zoals ik hierboven al zei, zal het bijhouden van een afzonderlijke kalender voor AL uw zakelijke afspraken / uitstapjes / boodschappen / enz. Uw leven zoveel gemakkelijker maken voor later gebruik en in het bijzonder voor belastingvoorbereiding. Als er ooit een vraag is over waar je bent geweest of wie je hebt gezien, zal het bijhouden van elke activiteit als een agenda-item zoveel problemen oplossen. In mijn praktijk gebruik ik deze vermeldingen zelfs om gereden kilometers te registreren, opmerkingen over het evenement en een opmerking over eventuele uitgaven die mogelijk zijn gemaakt tijdens het evenement (dat wil zeggen discussieonderwerpen tijdens een zakelijke maaltijd). Alles op één plek houden, vermindert zeker de chaos en verwarring die zich kunnen voordoen tijdens het belastingseizoen.
Belastingen voorbereiden is nooit een leuk project. Het maken van een plan voor jezelf om georganiseerd te blijven en je zakelijke uitgaven bij te houden, maakt dit proces uiteindelijk zo gemakkelijk. Blijf op de hoogte door zorgvuldig onderzoek te doen naar uw beschikbare inhoudingen. Er zijn zoveel bronnen beschikbaar voor zelfstandigen en eigenaren van kleine bedrijven. De Small Business Administration (sba.gov) is een uitstekende bron voor het vinden van meer informatie over belastingaangifte; zelfs aanbevelingen voor lokale belastingprofessionals die kunnen helpen.
Voor meer oplossingen over georganiseerd blijven en efficiënt zijn, neem dan gerust contact met me op via [email protected].
Columnist Jessica Baggot woont in de buurt van San Francisco, CA, en werkt als een onafhankelijke organisatie-ontwikkelingsconsultant. Zij is gespecialiseerd in efficiëntie- en productiviteitsadvies en helpt kleine bedrijven hun inspanningen opnieuw te concentreren om hun inkomsten te vergroten. Jessica woonde de Universiteit van Californië in Davis bij, waar zij studeerde psychologie en internationale betrekkingen.